根據《ダイヤモンド・最新》報導，一封電子郵件，往往能讓人一眼看出你是「會做事」的人，還是「不會做事」的人。在職場中，電子郵件是最常見的溝通方式，但卻也最能反映一個人的專業素養與表達能力。

你是否也曾經有過這樣的困擾？明明心裡有許多想法，說出來卻語無倫次，或寫不出讓對方一看就懂的文字？小說家田丸雅智在《小学生でもできる言語化》一書中，就針對「如何清楚表達自己的想法」提出了許多實用的建議，並透過與編輯的對談，進一步揭開職場中電子郵件的寫作心法。

田丸雅智提到，職場中一封好的電子郵件，必須具備「清楚易懂」與「簡潔明瞭」兩大特徵。他強調，寫郵件時要時時提醒自己：「這樣寫，對方真的能理解嗎？」同時，他也建議，結論與理由要盡量簡明扼要，避免繞遠路。

此外，電子郵件作為一種文字溝通方式，往往缺乏情感表達，因此田丸特別提醒，要避免使用過於強烈的語氣，並透過文字傳達出「溫度」與「同理心」。他強調：「我希望對方能感受到這封信是出自一個人，而不是機器。」

在當前AI技術快速發展的時代，越來越多人在寫郵件時會借助AI的協助，甚至是大學學生也會用AI來寫報告。然而，田丸則表示自己並不會使用AI來寫電子郵件。他表示，目前AI技術仍不夠成熟，自己寫反而更快。更重要的是，他認為電子郵件應該帶著「人的溫度」。他說：「如果讓AI來寫，萬一產生誤解，責任還是自己要負。」

透過這段訪談，我們可以發現，一封電子郵件不僅僅是工作任務的傳達，更是一種「語言化」的訓練。當你能站在對方的立場思考，並精準傳達自己的想法時，就已經跨出成為優秀職場人的第一步。

📰 本文資料來源 • ダイヤモンド・最新