根據〈PHPオンライン・生き方〉報導，許多上班族面對工作效率低落的困境，常常感到無從改善。特別是在職場競爭激烈、人力資源緊縮的情況下，如何提升個人生產力成為關鍵。本文根據臨床心理師中島美鈴所著《會社でいちいち傷つかない 認知行動療法が教える、心を守り成果を出すための考え方と行動》，解析「工作速度快與慢」的根本差異，並提出兩種即時可實踐的改善方法。

日本職場普遍存在效率問題，根據2023年日本厚生勞動省的調查顯示，約有32%的上班族認為自己「工作要領差」，而這群人中，多數並非懶惰，而是缺乏正確的工作方法。30歲的會社員「希娜塔」（化名）就是其中的代表。她雖然努力，但總是無法掌握重點，導致工作進度緩慢，上司評價不高。

臨床心理學家指出，工作效率差的問題核心，通常源於三個方面：

  1. 目標設定不清晰： 工作開始前，若對「完成後的樣子」沒有一個具體的畫面，就容易導致行動盲目。例如，當上司交代「準備50人份的咖啡」，若你無法馬上反應出「用什麼容器裝」、「預算多少」、「是否需要紙杯」等細節，工作就容易卡在中間，拖延時間。

  2. 無法掌握重點： 有些人總是不自覺地照著習慣做事，卻忽略了哪些環節是必要、哪些可以簡化。例如，準備咖啡時，是否需要每個步驟都親自完成？是否能請人幫忙？這些判斷若缺乏，就會導致工作效率低落。

  3. 不願改變工作方式： 許多人長期使用同樣的方法處理工作，即使有更有效率的方式，也因為「習慣」而抗拒改變。這就像一直用手寫筆記的人，不願意學習使用數位工具一樣，導致時間浪費。

認知行為療法的兩個實用技巧

技巧一：接收到任務時，立刻明確目標

在接到工作時，不要馬上開始行動，而是先確認所有相關細節。例如希娜塔在準備50杯咖啡時，若能主動詢問「預算是多少」「是否需要紙杯」「是否可以請人幫忙」，就能更清楚任務的目標與限制，也更容易規劃時間。

技巧二：運用問題解決法（問題解決技巧）

當面臨複雜任務時，不要急著做出決定，而是先列出所有可能的解決方案，再進行評估。認知行為療法中有一種「問題解決技術」，稱為「不評價的腦力激盪」。這方法鼓勵你不批判地提出各種想法，再從中挑選最適合的方案。

例如，希娜塔在準備咖啡時，可以列出：

  • 從附近便利商店買
  • 請同事協助
  • 使用外送服務
  • 自家機器帶來同時製作

最後，她選擇使用Uber Eats外送服務，不僅節省時間，也能專注於更重要的會議準備。

這項技術的關鍵在於「跳出慣性思維」。我們常常因為「以前都是這樣做」，而忽略了更有效率的替代方案。透過列出所有可能，不僅能擴展視野，也能找到更適合自己的工作方式。

編輯短評

現代職場中，「效率」是競爭力的核心。然而，很多人並非不努力，而是缺乏正確的方法與思維。臨床心理學家所提出的這兩種技巧，不只適用於工作任務，也能應用在個人時間管理與生活規劃上。透過目標明確化與靈活思維，我們才能真正提升工作效率，同時保護自己的心靈健康。

📰 本文資料來源 • 《會社でいちいち傷つかない 認知行動療法が教える、心を守り成果を出すための考え方と行動》 • 日本厚生勞動省《2023年日本上班族壓力與效率調查》